1. Partea Contractantă
LEI System OÜ, societate cu răspundere limitată înființată în Estonia, este partea contractantă care furnizează servicii sub marca LEI System. În cazurile în care nu există o filială locală a LEI System în țara de reședință a clientului, LEI System OÜ (număr LEI 984500908J38713A7650) va acționa ca entitate juridică implicită. LEI System funcționează ca Agent de Înregistrare LEI și menține o cooperare cu Unitatea Operațională Locală (LOU) acreditată oficial, Ubisecure Oy (care operează sub numele RapidLEI), care deține LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Solicitarea și Administrarea codurilor LEI
2.1. Clientul poate depune o cerere pentru obținerea, reînnoirea sau transferul unui identificator de entitate juridică prin completarea formularului online relevant și efectuarea plății printr-o metodă acceptată, precum cardul de credit sau PayPal.
2.2. Prin depunerea cererii, clientul recunoaște și acceptă acești Termeni și Condiții și confirmă că toate datele furnizate sunt corecte. Solicitantul certifică faptul că este autorizat să acționeze în numele entității juridice respective. Anumite date de contact pot fi transmise LOU pentru sprijinirea procesului de validare.
2.3. Clientul autorizează LEI System să accepte, în numele său, termenii și condițiile LOU (de exemplu, cele ale RapidLEI). Toate acordurile LOU se bazează pe orientările GLEIF și sunt similare în esență. De exemplu, termenii și condițiile RapidLEI pot fi consultați la https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System primește autoritatea de a acționa în numele entității juridice a clientului în probleme legate de codul LEI, inclusiv emiterea, reînnoirea anuală și transferul acestuia.
2.5. Atunci când un cod LEI este transferat de la un alt furnizor către LEI System, poate fi necesară schimbarea LOU. Transferul trebuie să aibă loc înainte de reînnoire sau simultan cu aceasta.
2.6. Codurile LEI administrate de LEI System pot fi reînnoite cu până la 60 de zile înainte de data expirării. În situațiile de reînnoire anticipată după un transfer de la un alt furnizor de servicii, perioada de valabilitate poate fi redusă.
2.7. Procesarea va începe după primirea atât a cererii, cât și a plății.
2.8. LEI System poate solicita documente care să confirme autoritatea solicitantului, inclusiv, dar fără a se limita la, o procură.
2.8.1. Autorizațiile trebuie semnate exclusiv de persoane oficial împuternicite să reprezinte entitatea juridică. Uzurparea sau declararea falsă a calității de semnatar autorizat este strict interzisă.
2.8.2. Înainte de emiterea sau reînnoirea unui cod LEI, LEI System, în cooperare cu LOU, transmite o cerere de verificare a datelor către registrul oficial al jurisdicției relevante, recunoscut de GLEIF. Datele obținute în urma acestei solicitări sunt transmise clientului spre analiză și confirmare.
2.8.3. Clientul are dreptul de a confirma sau respinge datele obținute din registru. În cazul respingerii, clientul trebuie să prezinte o justificare și să își alinieze datele cu registrul oficial al jurisdicției relevante înainte ca identificatorul LEI să poată fi emis sau reînnoit.
2.8.4. În cazul în care datele obținute din registru corespund cu cele transmise de client în cerere, LEI System poate, la discreția sa exclusivă, confirma datele în numele clientului. LEI System nu are nicio obligație în acest sens.
2.9. În scopuri de verificare, pot fi solicitate documente suplimentare, printre care:
- o copie a certificatului de înregistrare al entității
- identificarea reprezentanților autorizați
- dovada datei constituirii
- documente care susțin modificările aduse actelor constitutive
2.10. Dacă entitatea este deținută sau controlată de o societate-mamă care întocmește situații financiare consolidate, trebuie transmise datele de Nivel 2 (privind societatea-mamă). Dacă raportarea nu este posibilă, trebuie oferit un motiv valabil.
2.10.1. LEI System poate solicita documente care confirmă statutul de consolidare.
2.11. Sucursalele internaționale trebuie să furnizeze codul LEI al sediului central, care trebuie să fie activ (statut ISSUED).
2.12. Entităților clasificate drept fonduri de investiții sau fonduri umbrelă li se poate solicita să dezvăluie relațiile fondului, inclusiv administratorul fondului, structura umbrelă și/sau relațiile de tip feeder-master.
2.12.1. Pot fi solicitate documente relevante pentru susținerea acestor relații.
2.12.2. Trebuie furnizate codurile LEI pentru fiecare entitate conexă menționată.
2.13. Majoritatea înregistrărilor LEI se finalizează în 1–3 ore. Cu toate acestea, cererile care implică relații de tip societate-mamă sau fond pot necesita până la 48 de ore. Reînnoirile și transferurile de coduri LEI pot dura până la 7 zile. Datele incomplete sau incorecte pot cauza întârzieri.
2.14. La finalizarea cu succes a cererii, o confirmare și o factură vor fi trimise la adresa de e-mail furnizată la finalizarea comenzii.
2.15. Cererile devin obligatorii și irevocabile din momentul depunerii și al efectuării plății. Aceasta se aplică atât înregistrărilor inițiale, cât și reînnoirilor, inclusiv transferurilor.
2.16. Dacă clientul nu depune documentația solicitată, LEI System și partenerul său LOU pot continua procesarea utilizând informații disponibile public. Codurile LEI care nu pot fi procesate din lipsă de date nu vor fi rambursate, iar nicio răspundere nu va fi asumată pentru consecințele rezultate.
2.17. După emitere, codul LEI și datele de referință asociate devin accesibile public pe site-urile GLEIF și LEI System. Codurile LEI sunt permanente și nu pot fi reatribuite sau eliminate.
2.18. LEI System va notifica clientul prin e-mail cu 60 de zile înainte de data programată pentru reînnoire.
3. Planuri Multianuale și Reînnoiri Automate
3.1. Clienții pot opta pentru plata în avans a reînnoirilor codului LEI pentru o perioadă de până la cinci ani.
3.2. În ciuda plății în avans multianuale, datele LEI vor fi actualizate în continuare anual, conform cerințelor GLEIF. Data oficială a „următoarei reînnoiri” se bazează pe un ciclu de 365 de zile calculat de la ultima reînnoire confirmată.
3.3. Dacă un cod LEI acoperit de un contract multianual este transferat către un alt furnizor de servicii, contractul cu LEI System este considerat reziliat și nu se va emite nicio rambursare.
3.4. Clienții pot activa reînnoirea automată. O notificare prealabilă va fi trimisă la adresa de e-mail înregistrată cu 60 de zile înainte de data expirării. Clientul are la dispoziție cinci zile calendaristice de la primirea notificării pentru a anula sau modifica datele sale. Dacă nu se primește nicio anulare, plata va fi procesată folosind metoda de plată furnizată inițial. Odată începută, reînnoirea nu poate fi anulată.
3.5. LEI System își rezervă dreptul de a actualiza datele de referință folosind sursele din registre.
3.5.1. Dacă registrele oficiale nu sunt accesibile, pentru reînnoire pot fi utilizate datele de referință existente.
3.5.2. Dacă verificarea eșuează, relațiile cu societatea-mamă sau cu fondul pot fi marcate ca nepublice.
3.5.3. Clienții sunt responsabili pentru a notifica LEI System cu privire la orice modificare care nu este surprinsă de registre.
3.5.4. LEI System poate solicita documente suplimentare, inclusiv situații financiare actualizate, noi scrisori de autorizare sau declarații de excepție.
3.5.5. Dacă documentația solicitată nu este furnizată în termen de 60 de zile, codul LEI poate să nu fie reînnoit, iar contractul de servicii poate fi reziliat.
4. Certificat LEI & Insigne
4.1. LEI System oferă următoarele produse digitale de identitate, care pot fi adăugate la comandă în procesul de finalizare a comenzii sau solicitate ulterior din pagina Detalii Comandă LEI:
- Certificat LEI printabil: un certificat digital care conține datele LEI ale companiei dumneavoastră, bazat pe standardul ISO 17442 — standardul internațional aprobat de țările G20. Disponibil pentru descărcare imediată și imprimare proprie.
- Insignă LEI pentru site web: o insignă mică pentru site-ul dumneavoastră. Vizitatorii pot da clic pe ea pentru a verifica instantaneu datele companiei dumneavoastră, așa cum sunt publicate în baza de date GLEIF.
- Insignă LEI pentru e-mailuri: un banner mic pentru semnătura dumneavoastră de e-mail, care arată destinatarilor că firma dumneavoastră este o entitate juridică verificată.
4.2. Toate produsele enumerate mai sus sunt livrate digital. LEI System nu expediază certificate fizice prin poștă.
5. Taxe de Serviciu și Impozitare
5.1. Prețurile pentru serviciile legate de codul LEI, inclusiv înregistrarea, reînnoirea și transferul, sunt publicate pe site-ul LEI System și includ eventualele taxe suplimentare GLEIF aplicabile. Tarifele pentru comandarea unui nou cod LEI, transferul unui cod LEI sau reînnoirea unui cod LEI pot fi consultate pe paginile noastre de prețuri.
5.2. Regimul TVA:
- Clienți din Estonia: se aplică TVA de 24%.
- Clienți din UE cu un cod de TVA valid: nu se aplică TVA (se aplică taxarea inversă).
- Clienți din UE fără cod de TVA valid: TVA se percepe la rata aplicabilă în țara de reședință a clientului, conform schemei UE One Stop Shop (OSS) pentru TVA. În calitate de furnizor de servicii digitale, LEI System este obligat să colecteze și să vireze TVA-ul local în numele țării clientului, ceea ce înseamnă că se aplică rata și normele de TVA ale statului membru UE al clientului.
- Clienți din afara UE: nu se percepe TVA.
5.3. Reînnoirile automate vor fi facturate conform prețurilor active publicate la momentul procesării.
6. Rambursări și Anulări
6.1. Cererile de rambursare trebuie transmise la support@leisystem.com și vor fi analizate în termen de 7 zile lucrătoare.
6.2. Rambursările aprobate sunt procesate prin metoda de plată inițială și pot dura până la 30 de zile pentru a ajunge în contul bancar al clientului, în funcție de furnizorul de plăți și de instituția bancară.
6.3. La depunerea unei comenzi, fluxurile de lucru automatizate și activitățile de procesare încep imediat. Înregistrarea, reînnoirea și transferul codului LEI implică munca mai multor organizații și specialiști, inclusiv colectarea, verificarea, validarea și procesarea datelor în cooperare cu LOU acreditată (RapidLEI). Procesarea unei anulări și a unei rambursări necesită, de asemenea, muncă administrativă separată, inclusiv înregistrări contabile și emiterea de note de credit. Prin urmare, se aplică o taxă de procesare de 40 EUR pentru toate rambursările, care se deduce din suma rambursată clientului.
6.3.1. Taxa de procesare de 40 EUR se aplică și în cazurile în care un cod LEI nu poate fi emis, reînnoit sau transferat din motive legate de solicitant sau de entitatea juridică. Aceasta include, fără a se limita la, situațiile în care entitatea juridică nu este înregistrată într-un registru național oficial acceptat de GLEIF pentru emiterea codurilor LEI, în care înregistrarea, statutul juridic sau licența acesteia nu pot fi verificate prin intermediul unui astfel de registru sau al autorității naționale competente relevante, sau în care entitatea juridică nu îndeplinește, în alt mod, cerințele aplicabile pentru emiterea codului LEI.
Taxa de procesare se aplică și atunci când clientul a furnizat informațiile și documentele solicitate, dar acestea sunt insuficiente sau nu pot fi acceptate în scopul verificării și validării codului LEI. Taxa acoperă activitatea administrativă, de verificare, de validare și cea legată de LOU deja efectuată înainte de a se stabili că identificatorul LEI nu poate fi emis, reînnoit sau transferat.
6.3.2. Pentru cererile de cod LEI din anumite jurisdicții, LOU (Unitatea Operațională Locală) poate aplica taxe suplimentare specifice jurisdicției, pentru a acoperi taxele obligatorii de registru sau de obținere a datelor percepute de autoritățile locale. Acolo unde este cazul, aceste taxe suplimentare sunt afișate la finalizarea comenzii, înainte de plată. Acestea sunt transferate clientului la cost și nu sunt rambursabile odată ce procesul relevant de registru sau de obținere a datelor a fost inițiat, indiferent dacă identificatorul LEI este emis în final sau nu.
6.4. Rambursările nu sunt disponibile în următoarele situații:
- Codul LEI a fost deja emis sau reînnoit.
- O reînnoire automată a fost finalizată.
- Un contract multianual a fost anulat înainte de termen.
- Transferul codului LEI a dus la pierderea unei perioade de valabilitate plătite anterior la un alt furnizor de servicii sau LOU.
- Clientul nu a furnizat informațiile sau documentele necesare pentru procesarea comenzii în termen de 60 de zile de la solicitare.
- Informațiile despre entitatea-mamă au fost transmise, dar s-a constatat ulterior că sunt nevalide sau nu pot fi validate.
6.5. Toate procesele de rambursare și anulare sunt supuse Cadrului de Guvernanță pentru Agenții de Înregistrare GLEIF aplicabil și oricăror cerințe obligatorii aplicabile procesului de emitere, reînnoire sau transfer al codului LEI.
7. Servicii ale Terților și Parteneri de Marketing
7.1. LEI System poate externaliza anumite servicii de suport către furnizori terți specializați. Acestea pot include:
- găzduirea și mentenanța platformelor online
- procesarea securizată a plăților
- servicii de comunicare (de exemplu, e-mail, notificări)
- instrumente de colectare a feedback-ului clienților
7.2. Acești furnizori pot accesa datele clienților strict în măsura necesară pentru furnizarea serviciilor lor, în baza unor acorduri de confidențialitate și protecție a datelor.
7.3. Datele de contact (denumirea firmei, reprezentant, e-mail etc.) pot fi transmise unor parteneri de marketing selectați care oferă servicii relevante pentru client.
7.4. Furnizorii terți pot contacta direct clienții cu privire la serviciile lor, dacă acestea sunt legate de activitățile LEI System.
7.5. Toate colaborările cu terți respectă standarde de confidențialitate egale sau superioare celor stabilite de LEI System.
7.6. Prin utilizarea serviciilor LEI System, clientul își exprimă acordul cu privire la aranjamentele de mai sus.
8. Jurisdicție Legală și Dispoziții Finale
8.1. Clientul rămâne singurul responsabil pentru toate acțiunile și obligațiile legate de codul LEI al entității sale juridice.
8.2. LEI System nu își asumă nicio responsabilitate pentru eventualele consecințe financiare sau de reglementare rezultate din întârzieri sau erori în procesarea codului LEI.
8.3. Acești Termeni și Condiții pot fi actualizați fără notificare prealabilă. Cea mai recentă versiune este întotdeauna disponibilă pe leisystem.com.
8.4. Prezentul acord, precum și orice litigiu sau pretenție rezultate din acesta sau în legătură cu acesta, inclusiv litigii sau pretenții necontractuale, sunt guvernate și interpretate în conformitate cu legile Republicii Estonia. Instanțele Republicii Estonia vor avea competență exclusivă în soluționarea oricărui astfel de litigiu sau pretenție.